Politica y tratamiento de datos

por medio de la cual la ESCUELA COLOMBIANA DE FORMACIÓN INTEGRAL (ECFI) implementa y se acoge a la ley 1581 de 2012, amparados bajo el decreto No. 3011 de diciembre 19 de 1997 del ministerio de educación nacional. Para tales efectos pone en conocimiento a sus interesados, titulares de servicios, sujetos de datos, docentes, área administrativa y financiera, así como terceros que contraigan obligaciones con la prestación de servicios en la presente entidad.

La Constitución Política de Colombia en su artículo 15 establece que «Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas».

I. Propósito de la política: La presente política de protección de datos tendrá como finalidad establecer y desarrollar bajo el marco normativo los derechos y deberes que poseen las personas para conocer, ratificar y actualizar la información que suministren sobre ellas, de sus representados o acudientes, titulares de derechos, así como el de sus, entes administrativos y quienes hagan control de los mismos. Su implementación generará entre las partes que convengan vínculos contractuales, responsabilidad entre ambas de dar por una de ellas (sujeto de datos) información o datos personales o los que por su naturaleza sean necesarios y de la otra parte (procesador) información sobre el manejo de la información, su trazabilidad y manejo de lo aportado ante la entidad y cuando fuere necesario.

II. Alcance: Esta política de protección de datos permitirá la recolección de datos, archivos, libertades y garantías constitucionales para la implementación y optimización del servicio brindado por la entidad, así como el derecho a la información el tratamiento de datos personales, transferencia de los mismos para fines educativos, informativos y los requeridos en general. 

III. La presente política aplica y obliga a las siguientes personas:

    1. Representante legal.
    2. Personal de planta que recolecte, almacene, guarde, trate y utilice bases de datos con información personal.
    3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios bajo cualquier modalidad contractual y con base en esa relación efectué algún tratamiento a la información personal contenida en las bases de datos.
    4. Otras personas naturales y jurídicas con las cuales exista una relación de orden legal o contractual, que por encargo, administren o trate bases de datos con información personal.
    5. Personas públicas y privadas en condición de titulares de los datos personales. 6. Las demás personas que defina la ley.

IV. Definición de términos: para efectos de la presente ley será (procesador) quien manipule elementos de datos, que de igual manera manipulara y procesará la información suministrada, y quien está en capacidad y facultad para hacerlo exclusivamente de manera escrita, verbal u oral, así como los medios tecnológicos que le sean necesarios para su realización. el (controlador) de datos identifica fugas de datos accidentales que suelen producirse por descuidos de los usuarios en el trato de datos delicados, dicho control permite las transferencias de archivos a dispositivos de almacenamiento o mediante aplicaciones conectadas a Internet. (Sujeto de datos) son los propietarios independientes de sus datos y determinan cómo quieren que sean usados. Definiciones Con base en lo contenido en la Ley 1581 de 2012 y en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, para la política de tratamiento de datos personales se aplican las siguientes definiciones:

 

    • Autorización: Es el permiso o consentimiento que da el titular de los datos para el tratamiento específico de estos, acorde con las funciones de la entidad.
    • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular de los Datos, para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
    • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
    • Base de datos personales: Conjunto organizado de datos de carácter personal, creados, almacenados, organizados, tratados y con acceso manual o a través de programas de ordenador o software.
    • Dato personal: Es la información que identifica a una persona o que pueda asociarse y la haga identificable; estos datos pueden ser numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, o de cualquier otro tipo.
    • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y datos biométricos.
    • Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen naturaleza íntima ni pública, cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio).
    • Dato personal público: Es la información personal que la Constitución y las normas han determinado como públicos y que para su recolección y tratamiento no requiere de autorización del titular de la información y los cuales pueden ser ofrecidos u obtenidos sin reserva alguna.
    • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
    • Habeas Data: Derecho fundamental que le asiste a toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado en bases de datos públicas o privadas, acorde con lo dispuesto en la ley y demás normas que le apliquen.
    • Propietario de la base de datos: Es el propietario de la base de datos personales que por su misión ha organizado por medio de la información que recolecta a través de sus sistemas de información y tiene bajo su responsabilidad el tratamiento, gestión y resguardo de estas.
    • Responsable de la base de datos: Es la persona o funcionario que tiene bajo su resguardo las bases de datos personales.
    • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
    • Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
    • Transferencia de datos: Se da cuando el responsable o encargado directo del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía o entrega la información o los datos personales a otra persona o entidad pública o privada que a su vez es responsable del tratamiento de los datos el cual puede encontrarse dentro o fuera del país.
    • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
    • Tratamiento de datos: Se define como la manipulación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter manual o automatizado, que se realiza sobre datos personales, tales como: recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, análisis, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, y transferencia, entre otros.
    • Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.

V. Principios: por medio de la presente damos a conocer los principios que rigen esta política pública de tratamiento de protección de datos personales.

Artículo 4 ley 1581 de 2012. principios para el tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Para la presente norma nos comprometemos a dar buen uso y cumplimiento de los principios rectores mencionados y dispuestos en el artículo 4° ley 1582 de 2012. Dando como fin la optimización de los datos suministrados y manejo adecuado.

VI. Derechos del sujeto de datos: LA ESCUELA COLOMBIANA DE FORMACION INTEGRAL (ECFI), asegurara el cumplimiento de los siguientes derechos a los sujetos de datos: Artículo 8. ley 1581 de 2012

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable de Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

VII. Deberes de los responsables del tratamiento de datos: cuando cualquiera de los destinatarios de esta política y lineamientos, asuma la calidad de encargado o responsable del tratamiento de datos personales, debe cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad, para efectos de este ítem articulamos el artículo 12 de la ley 1581 de 2012:

 

    1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
    2. Solicitar y guardar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, cuando haya lugar a su solicitud de autorización.
    3. Informar oportunamente al titular de la información sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten, cuando haya lugar a su solicitud de autorización y dar respuesta a los requerimientos de información del titular sobre el tratamiento de sus datos.
    4. Mantener con estrictas medidas seguridad la información y bases de datos personales, a fin de impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento de la información personal sea clara, veraz, completa, exacta, actualizada, y comprobable.
    6. Actualizar la información, notificando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
    7. Rectificar la información cuando seaincorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
    8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente los datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
    9. Exigir al encargado del tratamiento de los datos la seguridad y privacidad de la información del titular en todo momento.
    10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley y en las normas que lo reglamentan.
    11. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. Se le informara al titular o sujeto de datos, el tratamiento de sus datos y la finalidad de los mismos, el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, Los derechos que le asisten como Titular, la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento. 

VIII. Autorización de la presente política pública: Por medio de la presente, el titular del tratamiento de sus datos, autoriza bajo la normatividad, el manejo y supervisión de sus datos para lo cual es necesario su aprobación previa, a esto lo exceptúa los casos en que no sea necesario la autorización contenidas en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012:

 

a). Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley. La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos

IX. Artículo 13 L 1581 de 2012. personas a quienes se les puede suministrar la información: La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;

b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

X. Tratamiento y finalidades de los datos personales:

En cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales cuenta con bases de datos personales, especialmente de la población matriculada en el sistema educativo de preescolar, básica, media, educación para el trabajo y desarrollo humano y educación superior, la cual ha sido recolectada a través de las secretarías de educación, Los datos personales consignados en las bases de datos que conserva ECFI son objeto del siguiente tratamiento:

 

    1. Recolectar
    2. almacenar
    3. procesar
    4. usar y analizar
    5. transmitir o transferir (según corresponda)

 

atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, con las siguientes finalidades:

 

a) Generar, analizar y evaluar datos estadísticos, así como indicadores sectoriales para la formulación y evaluación de políticas en el sector educativo y la toma de decisiones dentro del marco estratégico definido de acuerdo con las funciones asignadas a ECFI.

b) Facilitar la implementación de programas del sector educativo en cumplimiento de mandatos legales.

c) Soportar procesos de auditoría externa e interna.

d) Dar respuestas a organismos de control.

e) Suministrar los datos personales a los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y a los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

XI. Dada la naturaleza jurídica de (ECFI), es deber de la entidad velar por el uso adecuado de los datos personales contenidos en las bases de datos, respetar su tratamiento y asegurar la prevalencia de los derechos fundamentales. Cuando (ECFI) reciba información personal que le haya sido transferida por otras entidades del Estado en razón a su solicitud, como último interviniente en la cadena informativa del sector educativo, le dará el mismo tratamiento de confidencialidad y seguridad que le proporciona la información producida por otras entidades.

XII. Atención de peticiones, quejas, reclamos y denuncias sobre datos personales, (ECFI) ha designado como la responsable de la recepción y traslado al área o instancia competente de dar respuesta a las solicitudes ante las cuales el titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar o suprimir el dato o solicitar información respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales. La siguiente política pública de tratamiento de protección de datos personales empezara a regir desde su publicación en la fecha ____ del mes de _____ del año 2021.

NOMBRE: Escuela Colombiana de Formación Integral – ECFI

NIT: 901.243.355-0

REPRESENTANTE LEGAL: Carlos Andrés Gaitán Meneses

Correo: atencionalclienteecfi@gmail.com

DIRECCION SEDE PRINCIPAL: Calle 3 con Carrera 4, Sopo, Cundinamarca

AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De conformidad con lo previsto en la “Ley Estatutaria 1581 de 2012”, y sus “Decretos reglamentarios” 1377 de 2013 y 1074 de 2015 capitulo 25; , autorizo de manera previa, informada ,consentida, voluntaria e inequívoca y expresa como Titular de datos a LA ESCUELA COLOMBIANA DE FORMACION INTEGRAL para que realice el respectivo tratamiento de mis datos personales y en especial aquellos definidos como datos personales, para que sean incorporados en una base de datos, la responsabilidad de LA ESCUELA COLOMBIANA DE FORMACION INTEGRAL; tratados con las siguientes finalidades;

a) generar un vínculo académico institucional con la institución educativa (matricula)

b) crear un perfil académico.

c) verificar historia académica,

d) pertenecer a los procesos de formación académica ofrecidos por la institución educativa

e) hacer uso y circulación institucional de mis datos con fines académicos, bibliotecarios, publicitarios, investigativos, de formación empresarial, legales, contables, estadísticos, históricos, de bienestar universitario (culturales, artísticos, médicos, deportivos,) participación en congresos, eventos, capacitaciones, uso de mi imagen para carnetización (foto y huella dactilar) e identificación, y aquellos fines que contemple LA ESCUELA COLOMBIANA DE FORMACION INTEGRAL, en aras de mantener, desarrollar y controlar la presente relación académica institucional.

Además, autorizó que mis datos personales sean transferidos a terceras entidades tanto nacionales como internacionales con las cuales se tengan convenios y cuya la finalidad sea el intercambio de estudiantes, formación académica y profesional. De igual modo, declaro que no me encuentro obligado a autorizar el tratamiento de mis datos personales sensibles y que he sido informado que puedo ejercer los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre mis datos, mediante escrito dirigido a la LA ESCUELA COLOMBIANA DE FORMACION INTEGRAL a la dirección de correo electrónico: atencionalclienteecfi@gmail.com, indicando en el asunto el derecho que deseo ejercer; o mediante correo ordinario remitido a la dirección, SEDE PRINCIPAL: Calle 3 con Carrera 4, Sopo, Cundinamarca.

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